La réglementation européenne impose le téléchargement des données des tachygraphes, et le non-respect de cette obligation peut entraîner de lourdes sanctions. Voici donc tout ce que vous devez savoir sur le téléchargement et l’archivage des données pour éviter les amendes et préserver votre activité !

 

Quand est-il obligatoire de télécharger les données de la carte de conducteur ?

En d'autres termes, quand faut-il « vider la carte » en téléchargeant les données contenues dans la puce de la carte de conducteur ?

Les données de la carte de conducteur doivent être téléchargées dans les cas suivants :

  • au moins tous les 28 jours (pour éviter que certaines données ne soient écrasées) ;
  • sur toute demande des autorités compétentes ;
  • lorsque le conducteur quitte l'entreprise ;
  • lorsque la carte expire ;
  • avant le renvoi de la carte à l'organisme émetteur.

 

Quand est-il obligatoire de télécharger les données du tachygraphe ?

Les données du tachygraphe sont celles relatives au véhicule, et elles peuvent se révéler très utiles pour l’entreprise. Selon la réglementation, elles doivent être téléchargées dans les cas suivants :

  • au moins tous les 3 mois ;
  • avant de transférer le véhicule, de céder son contrôle, ou avant que le véhicule ne soit restitué au bailleur en cas de location du véhicule ;
  • à la demande d’une autorité compétente ;
  • lorsqu'un dysfonctionnement est détecté, mais que les données peuvent encore être téléchargées ;
  • avant que la carte ne soit renvoyée à l'autorité émettrice.

 

À qui incombe la responsabilité de télécharger les données du tachygraphe ?

L'entreprise qui possède ou loue le véhicule est responsable du téléchargement des données du tachygraphe. Elle doit conserver les données contenues dans la mémoire pendant 365 jours à compter de leur date d’enregistrement, en respectant leur ordre et leur contenu.

Le conducteur, quant à lui, est tenu de transmettre la carte du tachygraphe à l’entreprise pour que le téléchargement des données puisse être effectué.

 

À quelle fréquence doit-on contrôler les données ?

Les experts VDO recommandent de contrôler chaque mois tous les téléchargements afin de pouvoir signaler le plus rapidement possible les éventuels incidents, par exemple des téléchargements manquants.

Il est également recommandé d'examiner chaque mois l'activité quotidienne du conducteur et celle du véhicule, pour détecter de potentielles irrégularités liées aux temps de conduite et de repos.

 

Quelles sont les sanctions concernant le téléchargement des données du tachygraphe ?

L’utilisation du tachygraphe est régie par des textes de loi français et européens, notamment des règlements européens et plusieurs décrets nationaux. Le non-respect des temps de conduite et de repos, l'utilisation abusive du tachygraphe ou le non-téléchargement des données correspondantes sont sanctionnés par des amendes.

En cas d’infraction, les amendes de 4e et 5e classes sont les plus élevées :

  • une contravention de 4e classe peut s'élever à 135 euros ;
  • une contravention de 5e classe (ou infraction classée comme « infraction très grave », ITG) peut s'élever à 1 500 euros.

La falsification des documents, la détérioration ou l’emploi irrégulier des dispositifs de contrôle peuvent être sanctionnés par une amende pouvant aller jusqu’à 30 000 euros et un an de prison. Pour rappel, un conducteur professionnel roulant sans carte de conducteur s’expose à une amende de 3 750 euros et encourt six mois de prison.

Compte tenu du montant élevé des amendes prévues, il vaut mieux procéder à un contrôle mensuel des relevés de temps de travail de la carte de conducteur, ainsi qu'à un contrôle périodique de tous les téléchargements effectués.

 

Comment télécharger les fichiers du tachygraphe et des cartes ?

Avec une clé

La clé de transfert de données est une solution adaptée au téléchargement, à l'archivage et à la gestion des données. Cette solution vous permet de télécharger et de transférer rapidement et en toute sécurité les données des tachygraphes et des cartes de conducteurs sur un ordinateur pour les consulter, les archiver et les imprimer ultérieurement.

À distance

Pratique et sécurisé, le téléchargement à distance vous permet de récupérer les données de la carte de conducteur et de la mémoire du tachygraphe numérique via Wi-Fi ou GPRS.

Via une borne

Une borne de lecture des cartes de conducteurs est généralement installée dans un endroit accessible aux conducteurs. Ces appareils offrent l’avantage d’être des terminaux autonomes, disponibles à tout moment, 24h/24.

 

L'administration peut-elle me demander les fichiers de mes tachygraphes et les cartes de mes conducteurs ?

Oui, car toutes les entreprises possédant des véhicules équipés de tachygraphes numériques doivent se conformer aux demandes de données formulées par les autorités – qu’il s’agisse d’organismes compétents dans le domaine des transports ou d'autres organismes de contrôle.

Elles sont tenues de fournir les données en appliquant l'une des méthodes suivantes :

  • support numérique ;
  • courrier électronique ;
  • chargement des fichiers via un site web de transfert.

Dans tous les cas, les données doivent toujours être envoyées avec une signature numérique, qui permet de vérifier l'authenticité et l'intégrité des données reçues.

Le non-respect des réglementations liées au tachygraphe expose votre entreprise à des sanctions qui peuvent être préjudiciables pour votre activité. Mais vous pouvez prévenir ces infractions en mettant en place les bons outils : un logiciel de gestion de tachygraphes vous permettra d’analyser les enregistrements et d’agir en cas de non-conformité. Pensez également à former vos conducteurs aux nouvelles réglementations du secteur, en particulier les règles relatives au tachygraphe !